各学院：

为做好2024级本科新生档案接收和整理移交工作，现将有关事项通知如下：

一、工作程序

1.新生入学时，由所在学院接收新生高中高考档案、高考准考证、录取通知书、党（团）员材料等档案资料。学院收取档案材料时，新生需在《2024级学生档案接收登记表》（见附件1）进行登记签字，以备日后查询。

2.新生辅导员老师负责组织开展新生档案的拆封、清点、查阅和整理移交工作。

3.请以学院为单位，于即日起至2024年9月14日前到求真楼305学生处档案室领取新生《学生档案袋》和《学生档案清单》(请与联系人提前预约)。各学院须认真审核新生档案材料内容，将清点登记后的所有档案资料（高中内容、高考内容、党团资料、高考准考证、录取通知书、一份对外经济贸易大学学生登记表等）和两联清单一并装入新生档案袋内，档案资料内容要标记在《学生档案清单》中。新生档案袋须统一使用对外经济贸易大学学生处印制的《学生档案袋》，封皮内容（学院、专业、姓名、学号等）须填写清楚。

4.请各学院将新生档案和另一份学生登记表（交学校档案馆用）按专业和学号类别从小到大依次排序（学生登记表需包括双培学生），于2024年10月30日前将《2024级学生档案整理移交登记表》（见附件2）、《2024级学生登记表名单》（见附件3）电子版发送至邮箱：uibebkda@163.com，纸质版（一式两份）加盖学院公章后提交至求真楼305学生处档案室（请提前电话预约）。

二、注意事项

1.接收整理档案时需检查学生提交的材料是否齐全、是否已加盖公章。

2.拆封后的资料都需要展开，不可折叠装入档案袋。

3.档案清单是无碳复写一式两联，填写时需上下联对齐。清单中未涵盖的内容请写在备注栏内。

4.不含高考成绩和志愿信息的高中档案袋需集中移交学生处档案室统一保存，请勿丢弃。

5.党员材料需先由学院移交校党委组织部，组织部审核后再送本科生档案室。

6.新生档案需按专业和学号等类别从小到大依次排序（见附件2.《2024级学生档案材料整理移交登记表》）。

7.学生登记表信息请提醒学生如实填写，确保信息填写完整、准确无误，照片和本人签字不可打印或复印。

8.对尚未提交档案资料的学生，需与学生本人确认原因，并督促其尽快追踪并补交档案。

9.团员材料中入团志愿书和入团申请书需装入档案袋，介绍信和团员证不要放入档案袋。

10.双培生的档案材料请交原学校。

联系人：赵老师，电话：64493665。

附件1：2024级学生档案接收登记表（新生移交档案时用,各学院留存）.xls

附件2：2024级学生档案整理移交登记表（移交学生档案时，一并将此表两份交档案室，备注栏填写群众、预科等信息）.xls

附件3：2024级学生登记表名单（移交学生登记表时，一并将此表两份交学生处档案室,由学生处档案室转交学校档案馆）.xls

学工部/学生处/武装部

2024年9月2日