各学院：

为了做好2021级本科生档案接收和整理移交工作，现将有关事项通知如下：

一、工作程序

1.2021级学生入学时提交的高中高考档案、高考准考证、录取通知书、党（团）员材料等档案资料在学生报到时由所在学院接收。接收档案时要进行登记签字，以备日后查询。

2.为了便于学院及时了解每个新生的具体情况，请新生辅导员负责组织新生档案的拆封、清点、查阅和整理移交工作。

3.新生档案袋统一使用对外经济贸易大学学生处印制的《学生档案袋》。封皮内容（学院、专业、姓名、学号等）要填写清楚。档案资料内容要标记在《学生档案清单》中。清点登记后的所有资料（高中内容、高考内容、党团资料、高考准考证、录取通知书、一份对外经济贸易大学学生登记表等）和两联清单一并装入新的学生档案袋内。

4.新建的新生档案和另一份学生登记表，请各学院于9月—10月移交到学生处档案室（求真楼305，电话:64493665）。最晚不迟于2021年10月26日。

二、注意事项

1.接收整理时要检查学生提交的内容是否齐全，是否加盖了公章。

2.拆封后的资料都要展开，不可折叠装入档案袋。

3.档案清单是无碳复写一式两联，填写时要上下联对齐。清单中未涵盖的内容写在备注栏内。

4.不含高考成绩和志愿信息的原始袋子集中移交学生处档案室统一处理，请勿丢弃。

5.党员材料先由学院移交校党委组织部，组织部审核后再送档案室。

6.新生档案按专业和学号等类别从小到大依次排序（附档案移交登记表，见附件2）。

7.上交学校档案馆的一份学生登记表，按专业和学号等类别从小到大依次排序（附名单，见附件3）。学生登记表的信息要提醒学生填写准确。照片和本人签字不可打印或复印。

8.对尚未交档案资料的学生，要与本人确认原因，并督促其尽快追踪补交档案。

9.新的《学生档案袋》和《学生档案清单》请到学生处档案室(求真楼305)领取。

10.团员材料：入团志愿书和入团申请书装入档案袋。介绍信和团员证不要放入档案袋。

附件：

1.2021级学生档案接收登记表 （新生报到时用,各学院留存，建议参考使用）.xls

2.2021级学生档案整理移交登记表（移交学生档案时附此表交档案室）.xls

3.对外经济贸易大学学生登记表名单（附名单交学校档案馆）.xls

对外经济贸易大学学生处

2021年9月1日