关于本科毕业生办理档案相关业务的通知
各学院、各位本科毕业生：
为进一步提升档案服务质量，方便本科毕业生办理档案相关事宜，现将本科毕业生办理档案相关业务通知如下：
一、政审查档注意事项
1.辅导员老师预约：需要政审查档的本科毕业生，请先向所在本科学院的辅导员老师申请政审查档，请辅导员老师审核后，向档案室老师上报政审查档的学生信息及预约时间。
2.政审查档人员携带材料：政审查档人员至少2人，需携带加盖公章的政审单位介绍信，以及政审查档人员的身份证或工作证，按预约时间到档案室办理。
3.政审查档流程（见附件1）：
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二、毕业生档案转递注意事项
1.有调档函/调档通知单的档案转递流程
有调档函/调档通知单的本科毕业生，请将调档函/调档通知单提交或邮寄至对外经济贸易大学学生处本科生档案室，需在调档函/调档通知单右上角空白处用铅笔写明本科学号、联系方式、生源地及身份证号。学生处本科生档案室将根据调档函/调档通知单的相关信息，通过EMS转递档案至接收学校或相关单位。请务必保证手机号等信息准确无误，以便及时查收EMS邮寄信息。
调档函邮寄地址：北京市惠新东街10号对外经济贸易大学求真楼305本科生档案室；收件人：赵老师；联系电话：010-64493665。
注：自2024年起，在教育部留学服务中心档案管理处申请出国（境）存档的留学人员，可个人申请调档通知单，具体流程如下图（见附件2）：
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2.无调档函的档案转递流程
（1）档案集中转递：
我校应届毕业生在6月毕业离校时，由所在本科学院组织毕业生填报档案转递信息，审核汇总无调档函的本科毕业生档案邮寄信息，统一集体办理档案转递手续。
（2）档案单独转递：
如毕业生在毕业当年未参与集体转递，可个人单独向本科生档案室提供转递信息，单独办理档案转递手续，具体办理方式如下：
毕业生可登录学工部网站（http://xgb.uibe.edu.cn/）下载并填写《对外经济贸易大学本科档案转递申请表》（见附件3），电子版发送至uibebkda@163.com（邮件标题格式为“姓名+学号+转档”）。
毕业生本人或委托他人至对外经济贸易大学求真楼305本科生档案室现场办理档案转递手续，每周四上午档案室通过EMS寄出。现场办理需携带材料包括：
①纸质版《对外经济贸易大学本科档案转递申请表》（需毕业生本人签名并签署日期）；
②毕业生本人身份证原件及正反面复印件；
③委托他人办理的，除需携带前两项资料外（委托办理的，带毕业生身份证正反面复印件即可），还需携带被委托人身份证原件及正反面复印件。
④如办理退学等手续的，除上述材料外，还需携带学校退学决定原件、学生处出具的退学证明。
3.时间要求：转档材料需在每周三中午11:30 前提交，超时将顺延至下一周转出；每周四下午 EMS 揽收，周五寄出，预计两个工作日内收到EMS通知短信。
4.本科毕业生转档流程如下图（见附件4）：
三、开具存档证明的流程
需开具存档证明的本科毕业生，请发送邮件或电话联系本科生档案室进行申请，邮件标题为“姓名+本科学号+存档证明”，确认档案在校后档案室老师回复邮件。收到回复邮件或电话确认后，毕业生可到本科生档案室开具存档证明。
本科生档案室仅提供存档证明，无违法记录证明、亲属关系证明、成绩单等材料，请到相关部门开具。
四、联系方式及工作时间
1.本科生档案室联系方式
地址：北京市惠新东街10号对外经济贸易大学求真楼305本科生档案室
电话：010-64493665
邮箱：uibebkda@163.com
学工部网站：https://xgb.uibe.edu.cn/
2.对外办公时间：
每周一、三、四、五8:30-11:30；13:30-17:00
五、注意事项
1.所有业务须按要求预约，节假日业务安排以学工部网站公告为准。
2.本科毕业生办理转档业务，务必与接收单位确认档案信息，因填报错误导致档案退回/遗失，责任由本人承担，档案寄出后不受理退回申请。
学工部/学生处/武装部
2026年3月16日